Hoe de aanleiding voor mogelijke beslaglegging bij mij thuis een klantgerichte postbezorger kon zijn…
Ken je dat? situaties die je niet ziet aankomen en die je direct naar de keel schieten, je schrikt je kapot en verhoogt je hartslag? Dat had ik kort geleden toen ik een grote envelop in mijn brievenbus vond met daarop het woord Syncasso. Een deurwaarder van deze club was langs geweest en had mij dagvaarding bezorgd.
Binnen 3 dagen moest ik een bedrag overmaken van 180 eur. Dit kwam koud op mijn dak vallen. Ik snapte niet waar dit vandaan kwam. Snel naar de website van de deurwaarder gesurfd. Wat bleek… 4 maanden eerder had ik voor 7,95 eur via de website van de KvK een inzage gedaan in de statuten van een bedrijf. Deze kosten waren na overdracht aan het incasso bureau 22 keer over de kop gegaan!? Echt bizar.
Maar waardoor kwam het dat ik die factuur van 7,95 eur van de KvK dan niet eerder had gezien? Schijnbaar koos ik bij de inzage voor een factuur achteraf.
Uiteraard ging ik op zoek naar de grondoorzaak. Bellen met Syncasso bleek geen zin te hebben, ik werd verwezen naar een website waarbij ik in kon loggen met mijn email adres en een code die in de aanmaningsbrief stond. Dat proces hadden ze efficient ingeregeld. 
Uit analyse bleek dat ik een eerste herinnering per post had ontvangen op het adres vanwaar ik rond die tijd ben verhuisd. Wellicht bij de nieuwe bewoners terecht gekomen.
De KvK heeft mijn email adres, mijn vraag is dan natuurlijk waarom niet gewoon even een mailtje sturen ter herinnering, de inzage waar ik oorspronkelijk 7,95 voor betaal was ook digitaal.
De tweede en laatste herinnering was wel naar mijn huidige nieuwe adres gestuurd. De brieven waren ingescand….. Op het poststuk dat in het dossier zat stond met de hand geschreven… ‘vertrokken, retour afzender’.
Toen begon het mij te dagen. Onze betrokken postbezorgster had een paar weken terug terloops een vraag gesteld over de vorige bewoners. Zij vroeg: ‘de vorige bewoners mensen zijn verhuisd toch?’ toen heb ik in de ja geantwoord. Zonder te vragen waar ze op doelde… Vervolgens is zij ervan uitgegaan dat dus ook Coenlaude hier niet gevestigd is. Per slot van rekening had ik niet direct een naambordje opgehangen tijdens de verbouwing.
Gelukkig was ik hier nu achter. Want ik begon meer ‘aanmaningen’ te ontvangen. De post van de verzekeraar was ook al retour afzender gestuurd en onze auto bijna niet meer verzekerd. Gelukkig belde de verzekeraar even om te checken wat er mis ging. Dit had de KvK ook kunnen doen voordat ze overdragen aan Syncasso.
Maar door klantgerichtheid van onze bezorgster, ze wilde onze tijd niet verspillen met post die niet bij ons hoort, konden wij een boete betalen van 180 eur. Zo kan het dus gaan.
Direct heb ik op onze brievenbus al onze namen en Coenlaude gelabeld. Heb even met haar besproken over wie hier wonen.
Maar goed het is toch vreemd dat een factuur van de KvK die ik digitaal ben aangegaan binnen 4 maanden kan oplopen tot 180 eur? Dat er niet even gemaild of gebeld wordt voordat er overdracht is naar een incasso bureau. Die ook dezelfde handeling kan doen voor een lager bedrag dan iemand langs sturen en een dreigende brief met beslaglegging in het vooruitzicht persoonlijk komt brengen. Vervolgens tijdens deze nare situatie alle communicatie via mail en de digitale portal laat lopen.
Nee eigenlijk is de postbezorgster de enige die het uitgangspunt van klantwaarde serieus neemt. Een belangrijke aanvulling is daarbij wel: Doe geen aannames en blijf altijd checken voor de meest actuele situatie om daardoor aan te passen.
Coen verbaast zich al meer dan 15 jaar over alledaagse situaties waardoor altijd ruimte ontstaat om te leren en te verbeteren
